Suunnitelmallisen viestinnän ja sisällöntuotannon on voinut tänä keväänä heittää hetkeksi romukoppaan. Monesta organisaatiosta on pakon edessä muotoutunut ketterä viestijä ja markkinoija – johan trendisanaa olikin toisteltu jo vuosia. Lue tämä, jos mietit, miten päästä alkuun ketterän viestinnän käynnistämisessä. Olennaista on nimittäin muistaa, että ketteryydellä ei tarkoiteta nopeutta vaan järjestelmällistä toimintamallia.
Kun markkinat ja yhteiskunnallinen tilanne muuttuvat päivittäin, eivät vanhat suunnitelmat enää toimi. Maaliskuun alussa huolellisesti kohderyhmää palvelemaan suunnitellut sisällöt on siirretty odottelemaan stabiilimpien aikojen paluuta. Viestinnän tarve sen sijaan ei ole vähentynyt, päin vastoin.
Monessa yrityksessä ja organisaatiossa tilanne on surrealistinen. Kirkasta näkymää tulevasta ei ole, mutta kriisin yli selvitäkseen on kehitettävä uutta. Yhtä lailla välttämätöntä on viestiä tilanteesta ja tehdyistä päätöksistä niin sisäisesti kuin ulospäin. Välillä on viestittävä jo ennen kuin päätöksiä on kunnolla edes tehty. Pakon edessä moni kankeakin konserni on löytänyt itsestään ketterän viestijän.
Viestintä on nyt otettu kulmahuoneeseen
ProCom – Viestinnän ammattilaiset ry:n ja Jyväskylän yliopiston yhteistyössä tekemän ja 28.4.2020 julkaiseman kyselyn mukaan viestintätehtävät ovat moninkertaistuneet organisaatioissa poikkeustilan takia.
Kyselyyn vastanneista, organisaatiossaan johtavassa asemassa olevista viestijöistä 99 prosenttia vastasi työn määrän lisääntyneen pandemian vuoksi. Neljä viidestä vastaajasta sanoi tämän edellyttäneen aiempaa tiiviimpää vuorovaikutusta organisaation johdon kanssa.
Kriisin keskellä viestinnän rooli organisaation kriittisenä elintoimintona on monelle kirkastunut. Ja jos viestijöitä itseään on uskominen, on todennäköistä, että pandemian aiheuttamat muutokset organisaatioiden viestinnässä jäävät pysyviksi. Kun liiketoimintaympäristössä tapahtuu vaikeasti ennakoitavia muutoksia, viestinnän ei pitäisikään seurata perässä vaan kulkea mukana etunenässä.
Miten päästä alkuun ketterän viestinnän käynnistämisessä?
Viestintäkyselyn mukaan pandemia on lisännyt paljon viestintää ja vuorovaikutusta varsinkin ulkoisten sidosryhmien kanssa. Tämä näkyy myös meillä sisältötoimiston arjessa. Kubossa on harvoin hiljaista, mutta nyt vauhtia on riittänyt enemmän kuin koskaan. Samalla meidänkin on pitänyt miettiä osaa toimintatavoistamme uusiksi.
Tänä keväänä olen saanut olla ylpeä monista asiakkaistamme, mutta myös siitä, että Kubon arvojen ytimessä on panostaa jatkuviin kumppanuuksiin ja asiakkaidemme liiketoiminnan pitkäjänteiseen kasvattamiseen. Sen ansiosta suunnitelmallinen tekeminen on ollut yksinkertaista vaihtaa ketterään toimintamalliin ja kuukausittainen tuotantosykli nopean reagoinnin mahdollistavaan päivä- tai viikkorytmiin.
Ketterän tekemisen mallia ei pidä sekoittaa kädestä suuhun elämiseen, sillä ketteryyden ydin ei ole nopeudessa vaan järjestelmällisyydessä. Oma näkemykseni on, että juuri tämän ymmärtämisessä on nyt organisaatioissa tapahtunut suurin muutos.
Siksi kokosin pari vinkkiä, joista voi olla apua, jos oman organisaatiosi viestintä tuntuu säntäilevältä reagoinnilta tai on jumittunut noudattamaan suunnitelmia, jotka uudessa maailmantilassa eivät enää ole relevantteja.
- Pysähdy tekemään tilannearvio: Missä tilanteessa asiakkaasi ovat? Missä tilanteessa oma organisaatiosi on? Mitkä asiat vaativat ensimmäisiä akuutteja toimia?
- Nosta katse ylös ja mieti vaihtoehdot: Mitä on tehtävissä, jotta voit auttaa asiakkaitasi selviämään kriisistä? Mitä on on tehtävissä, jotta itse selviät kriisivaiheen yli? Mitä osaamista ja millaisia toimintamalleja tulet tarvitsemaan kriisin jälkeisessä ajassa?
- Tiedota tilanteesta ja vaihtoehdoista sisäisesti: Miten saat tavoitettua kaikki työntekijät? Miten saat luotua tunteen läsnäolosta ja halun puhaltaa yhteen hiileen? Miten saat hyödynnettyä henkilökunnan näkemyksen ja ideat?
- Hanki lisää ymmärrystä: Selvitä mahdollisimman tarkasti, mitä asiakkaat nyt tarvitsevat. Kysy sitä. Tutki sitä. Keskustele siitä sisäisesti. Älä oleta, että eilisen ymmärrys olisi validia huomenna.
- Resursoi ja mahdollista: Viestintä on nyt monessa organisaatiossa kovilla, älä väsytä sitä loppuun loputtomilla pikatoimeksiannoilla. Harkitse tarkkaan, kannattaako viestintää tai markkinointia lomauttaa tässä vaiheessa. Kutsu viestintä neuvotteluihin, joissa päätöksiä tehdään ja hyödynnä viestinnän osaaminen. Anna resurssit ostaa ulkoa enemmän työtä kuin tavallisesti. Kun toimintamallit kumppaneiden kanssa saadaan rullaamaan, kustannustasokin asettuu ennakoitavammaksi.
- Priorisoi ja muuta ensin omaa toimintaasi: Ketterä toimintamalli on yksinkertaisimmillaan sitä, että riittävän lyhyellä syklillä tarkastellaan tilannetta, jossa ollaan, priorisoidaan toimenpiteet, joita tehdään, ja käydään läpi, miten tekeminen edistyy. Syklin pituus riippuu tilanteesta. Jos toimenpiteitä vaativia pikatoimeksiantoja tulee päivittäin, priorisoinnin sykli ei voi olla viikko.
Ketterässä toimintamallissa olennaisinta on pitää toimintasykli riittävän lyhyenä ja priorisoida, priorisoida ja priorisoida. Myös johdon on sitouduttava päätöksiin. Kun jotain päätetään tehdä, se tarkoittaa että muut kiireelliset toimeksiannot siirretään tarkastelulistalle. Muuten ei saada valmista.
Viestintää ohjaava johtotähti on nyt kirkkaampi kuin koskaan
Kuten huomasit, asetin vinkeissäni asiakkaiden tilanteeseen liittyvät kysymykset oman organisaatiosi tilaan liittyvien kysymysten edelle. Miksi?
Ajattelen asian niin, että mitä ikinä teetkin, ilman asiakkaitasi sinulla ei pian ole liiketoimintaa. Niin me Kubossa ajattelemme yleisemminkin. Tänä kummallisena keväänä olen ollut erityisen onnellinen siitä, että toimintaamme ohjaavat niin itsestäänselvästi asiakkaidemme asiakkaiden tarpeet.
Se on tehnyt uuden suunnan löytämisestä kaikkien kumppaneittemme kanssa helppoa: Käännämme vain katseemme tilanteeseen, jossa heidän asiakkaansa nyt on. Selvitämme kyselyin tai tutkimuksin, mitä nämä juuri nyt tarvitsevat. Laitamme paukut siihen, että omalta osaltamme pyrimme aidosti auttamaan noissa tarpeissa, mitä ikinä ne ovatkaan.
Sillä myynnin ei pitäisi nyt olla ykkösasia, vaan omien asiakkaiden pitäminen hengissä. Eikä sen kirkkaampaa johtotähteä viestijä oikein voi edes saada.
