Hyvä tiedote on selkeä ja oikeakielinen ja sisältää uutisen. Se on lähetetty oikealle henkilölle oikeassa mediassa. Kubon muistilistan avulla onnistut. Ennen siirtymistä viestintään työskentelin toimittajana. Toimittajavuosien aikana taistelin jatkuvasti saman ongelman kanssa. Vaikka kuinka reippaasti yritin, en koskaan saanut sähköpostiini saapuneita viestejä kuriin. Pahimmillaan minulle kertyi tuhansia lukemattomia viestejä, jotka lopulta vain tuhosin. Perinteisesti ehdin vilkaista otsikon ja samalla silmäyksellä tein päätöksen siitä, luenko viestin vai en. Jos tiesin viestin lähettäjän, saatoin antaa sähköpostille vähän enemmän aikaa. Tällaisen sähköpostitulvan keskeltä erottautuminen on armotonta kilpailua. Moni medialle lähetetyistä lehdistötiedotteista kaikuu kuuroille korville. Mitä paremmin tiedote on tehty, sitä todennäköisemmin toimittaja avaa sen. Kokosin muistilistan, joka auttaa sinua seuraavan tiedotteesi kanssa. Kun vastaat jokaiseen kysymykseen kyllä, moninkertaistat mahdollisuutesi lyödä läpi.
Onko tiedotteessa uutinen?
Toimittajien tärkein tehtävä on palvella yleisöään. Medialla on siis vastuu päättää, sisältääkö tiedote uutista vai ei. Uutiskynnyksen ylittämiseen ei riitä, että tarjottu aihe on tärkeä ja kiinnostava yritykselle, vaan sen pitää olla kiinnostava myös suurelle yleisölle. Pienemmässä erikoismediassa asiallaan saattaa päästä helpommin läpi kuin suuressa yleismediassa. Yleensä uutisen tekee tieto, joka on jollain tavalla merkittävä, yllättävä, kiinnostava tai ajankohtainen. Parhaimmillaan kaikkia näistä! Voit ajatella asian näinkin: säästät aikaasi kun et sokaistu asiallesi, vaan mietit ensimmäisenä, täyttääkö se uutisen merkit. Jos ei täytä, keskitä energiasi mieluummin johonkin muuhun. Huojentavaa, vai mitä?
Voisiko tiedotteesi julkaista sellaisenaan?
Millaisia juttuja tavoittelemasi media julkaisee? Tee tiedotteestasi samanlainen. Kun toimittaja saa tiedotteesi ja kiinnostuu siitä, hän voi julkaista sen sellaisenaan tai vaikka käyttää suoraan osia siitä omassa jutussaan. Hyvä tiedote on rakennettu oikein. Se on selkeä ja heti alussa on kerrottu kaikkein oleellisin asia. Tiedotteessa voi kokeilla myös erilaisia tyylejä. Tiedote voi esimerkiksi olla kiinnostava ja värikkäästi kirjoitettu henkilöhaastattelu tai verkkoon hyvin sopiva lista pätevistä vinkeistä.
Tunnetko median, jonne tiedotetta tarjoat? Entä tiedätkö, kenelle tiedotteen lähetät?
Lähetä tiedote mieluummin täsmäiskuna kuin massapostituksena. Voit tarjota uutisenne yksinoikeudella muutamalle teille tärkeän median toimittajalle. Tiedotteita voi myös personoida. Niistä voi valita eri näkökulmia eri medioille. Silloin joutuu näkemään enemmän vaivaa, mutta vaivannäkö palkitsee. Seuraa myös, mistä aiheista tavoittelemassasi mediassa kirjoitetaan. Älä tarjoa aihetta, joka on juuri käsitelty. Sen sijaan voit tarjota uutta näkökulmaa tai jatkojuttua. Lähetä tiedote toimittajalle, joka luultavasti kiinnostuu aiheesta. Jos tiedät, miten lähestymäsi media toimii, aina parempi! Suuremmat mediat pyörivät tehokkaiden ideapalaverien tai uutiskokousten voimalla. Kokouksissa päätetään, mistä aiheista tehdään juttuja ja milloin. Ideoita tulee toimittajilta, mutta niitä jaetaan myös ylhäältä: uutispäälliköiltä, toimitussihteereiltä ja tuottajilta. Kenelle haluat aihettasi tarjota? Kun olet löytänyt luottotyyppejä, joita aiheesi kiinnostavat, pidä heihin yllä hyviä välejä. Voit myös soittaa ennen kuin lähetät tiedotteen. Toimittajat kertovat suoraan, kiinnostaako aihe vai ei, mutta valmistaudu esittämään se puhelimessa ytimekkäästi ja innostavasti. Tärkein ensin – puhelimessakin. Varmista, että olet vastannut kyllä myös näihin kysymyksiin:
- Oletko tarkistanut tiedotteen oikeakielisyyden? Kirjoitusvirheet antavat huolimattoman kuvan.
- Onko tiedotteella hyvä otsikko? Otsikon tehtävä on kertoa tärkein asia ja houkutella lukija avaamaan viesti.
- Onko sähköpostin otsikko hyvä? Pelkkä tiedotteen otsikko ei riitä, myös sähköpostin otsikon pitää herättää huomio.
- Onko tiedotteessa yhteystiedot? Kiireessä tärkein voi unohtua.
- Oletko varmistanut, että tiedotteessa nimetty henkilö on valmis vastaamaan kysymyksiin? Asiantuntijat ovat kiireisiä, ja olisi harmi, jos heillä ei olisi aikaa keskustella aiheesta innostuneen toimittajan kanssa tai vastata sähköpostiin. Valmistele asiantuntija etukäteen. Muistuta, että on hyvä puhua asioista kansankielisesti ja ymmärrettävästi.
- Oletko tarjonnut kuvaa tiedotteen yhteyteen? Hyvä kuva varmistaa, että media tarttuu aiheeseen.
- Kuulostaako tiedotteenne teiltä? Jos olette leikkisä yritys, se saa näkyä.
- Oletko sinut epävarmuuden kanssa? Toimittaja ei välttämättä tartu siihen, mikä teistä on olennaisinta, vaan johonkin muuhun tiedotteessa mainittuun asiaan. Preppaa itsesi ajattelemaan näin: aiheemme on niin tärkeä, että riittää, jos siitä mainitaan sivulauseessa.
- Oletko kertonut keitä te olette? Pohjusta tiedotteessa jotenkin viestin lähettäjä eli yritys, joka tietoa tarjoaa.