Eipä unohdeta ihmisten kohtaamista – tasokas tapahtuma on parasta markkinointia

Teamsien täyteisessä mukakiireen maailmassa on helppo keksiä tekosyitä sille, että kukaan ei enää ehdi tavata ketään missään koskaan. Tapahtumien arvo on kuitenkin iso, jos ne järjestetään hyvin. Siksi kannattaa miettiä asiaa toisenkin kerran.

Tapahtumat ovat yksi sisällöntuotannon muoto ja niiden avulla voidaan tehdä tehokasta markkinointia. Niissä rakennetaan yrityksen brändiä, hankitaan näkyvyyttä, syvennetään asiakassuhteita ja luodaan verkostoja tavalla, johon tekoälyn täyttämät digitaalisen viestinnän kanavat eivät pysty.

Hyvällä tapahtumalla voidaan houkutella potentiaalisia asiakkaita tai yhteistyökumppaneita. Fyysiset tilaisuudet tarjoavat myös paikan esitellä tuotteita tai palveluita oikeassa elämässä.

Kasvokkain tapaamisilla ja rennolla minglailulla luodaan mielikuvaa siitä, millaista väkeä juuri teillä on töissä ja miten kivaa teidän kanssa on tehdä molempia hyödyttävää yhteistyötä. Henkilösuhteilla on nimittäin edelleen väliä: sen jälkeen, kun on lyöty kättä ja rupateltu kasvokkain, teams-sessioidenkin kahlaaminen on vähemmän tylsää. 

Tapahtumassa täytyy olla kerrottavaa

Tekosyitä sille, miksi tapahtumia ei kannata järjestää, riittää. Näille kukkuluuruu-ajatuksille löytyy myös vasta-argumentit.

1. “Kukaan ei ehdi järjestää.”  →  Tapahtumia kannattaa ajatella tehokkaana markkinointina, joten ehkä jollekulle myynnin tiimistä voisi järjestää aikaa.
   
   
2. “Ei ketään kiinnosta, kukaan ei ehdi paikalle.” → Jos sisältö on mietitty, markkinointi kiinnostavaa ja kutsut lähetetään ajoissa, hyvä asia vetää väkeä.  (Ja jos asiakas ei pysty järjestämään aikaa tärkeälle asialle vaikkapa kahden kuukauden päähän, kannattaa kysyä, kuinka kiinnostavana hän yritystäsi pitää.)
   
   
3. “Meillä ei ole kiinnostavaa kerrottavaa.” → Jos teillä ei ole mitään sanottavaa, kannattaa kyllä miettiä oman olemassaolon tarkoitusta. Tapahtuma voi olla hyvä motiivi kirkastaa omaa asiaansa myös itselle.
   
   
4. “Ei ole budjettia, rahaa, hynkkyä.” → Ei tapahtuman tarvitse olla kallis. Sisältö on tärkeintä ja hyvällä suunnittelulla tapahtumaan laitetut eurot ovat tuottava sijoitus. Tapahtumaan tehtyjä sisältöjä voi hyödyntää pitkään tapahtuman jälkeenkin.
   
   
5. “Me tehdään mieluummin digi/some/jotain muuta markkinointia.” → Tehkää vain, mutta tapahtuma jos mikä tarjoaa loistavaa sisältöä digikanaviin ennen tapahtumaa, sen aikana ja jälkikäteen. Tällaisella sisällöllä on myös tapana levitä, koska osallistujat haluavat kyllä kertoa missä ovat olleet ja ketä tärkeitä tyyppejä tavanneet. 

Arvokkainta on aika, käytä se hyvin 

Ihmiset arvostavat aikaansa, kukaan ei halua hukata sitä ja siksi tapahtumaakaan ei pidä järjestää vain järjestämisen ilosta. Sisällön pitää olla timanttista, järjestelyjen toimivat. 

Kysy ensin olennaisuudet: Miksi tapahtuma järjestetään? Keitä halutaan tavoittaa: asiakkaat, kumppanit, sijoittajat, viranomaiset, muut sidosryhmät?  Mikä sisältö kiinnostaa juuri heitä? Mikä on ajankohtaista nyt, ja mikä on ajankohtaista ensi kuussa tai vuoden päästä? Visioi, ennakoi, ennusta ja härnää.

Älä jumitu yhteen tapaan, koska tapahtumia voi järjestää tuhannella tavalla. Ovatko äänessä asiantuntijat, pidetäänkö kevyt paneelikeskustelu tai tiukka kaksintaistelu? Muista osallistaa myös yleisöä. Voisiko päivässä olla tuote-esittelyjä tai työpajoja? Jätä aikaa vapaamuotoiselle verkostoitumiselle. Striimataanko tapahtuma tai osia siitä?

Isot ja pienet asiat kuntoon tapahtumassa

Tapahtuman logistiikassa ja järjestelyissä pitää olla asiat kunnossa.

Tapahtuman ilme on oltava yrityksen brändin mukainen ja tunnelman linjassa yrityksen äänensävyn kanssa. Kutsut pitää lähettää ajoissa ja oivaltavasti, muistutusviestin täytyy olla kohtelias ja jälkimarkkinointiin kuuluvat asialliset kiitokset, palautekysely ja materiaalien jakaminen.

Vähintään yhtä tärkeitä ovat pienet asiat. Tilataanko järjestäjille samanlaiset hupparit? Kuka ottaa vieraat vastaan, kuka ohjaa puhujat takahuoneeseen? Onko kahvia? Mistä noustaan lavalle, onko siellä portaat? Onko vaara kompastua tekniikan piuhoihin? Kuka auttaa, jos mikrofonit mykistyvät ja esitysläppäri kaatuu? Voisiko harkita alkuun jotain kepeämpää viihdettä? 

Entä miten päivän juoksutus ja ohjelma soljuisivat ketterästi – juontaako kahvihuoneen koomikko Jykä vai tilataanko paikalle ammattilainen?