Elise Levanto

Esityspohjat ja erityisesti PowerPoint-pohja on yksi tärkeimmistä brändin visuaalisen ilmeen sovelluksista, koska sitä käytetään sisäisen viestinnän lisäksi paljon myös ulkoiseen viestintään. 

Alkujaan, noin 20 vuotta sitten, PowerPoint suunniteltiin esityspohjaksi korvaamaan käsintehtyjä piirtoheitinkalvoja. Kun piirtoheittimet katosivat ja niiden tilalle tulivat läppärit, dataprojektorit ja screenit, PowerPointista kehittyi hiljalleen viestinnän sveitsiläinen linkkari, joka taipuu mihin vaan: palavereiden dokumentointiin, projektiviestintään, toimenpiteiden suunnitteluun, sisäiseen raportointiin sekä tietysti erilaisten esitysten tekemiseen. Ei ole montaakaan asiaa, johon PowerPointtia ei käytettäisi. 

Sisäisen viestinnän monipuolisuus laittaa esityspohjien suunnittelun koetukselle

Esityspohjien ennakkoluuloton ja monipuolinen käyttö sisäisesti asettaa pohjien suunnittelulle omat haasteensa. Suunnitteluun kannattaakin käyttää  ammattilaista.

Suunnittelijan koneelta lähdettyään esityspohjat saavat kuitenkin usein uuden ilmeen työntekijöiden soveltaessa niitä omalla persoonallisella tavallaan. Monet meistä antavat piupaut valmiille sivupohjille ja ohjeistuksille tavoitellen sisäistä tiedonkulkua ja asioiden etenemistä sen sijaa, että orjallisesti noudattaisi diapohien ja brändiohjeiston mukaista visuaalista viimeistelyä. 

Oman luovuuden käyttö ja pieni anarkistinen asenne käyttöohjeiden suhteen voi esityspohjan käyttäjän kannalta olla virkistävääkin. Kunhan vain muistaa, että diojen vastaanottajia ärsyttää aina eniten sekavat täyteen tupatut diat, liian pieni teksti ja diojen ääneen lukeminen esitystilanteessa.

Ulkoinen viestintä vaatii visuaalista ja sisällöllistä viimeistelyä

Yrityksen ulkoisessa viestinnässä esityspohjien brändinmukaisessa visuaalisessa viimeistelyssä kannattaa olla tarkempi. Ulkoinen viestintä kun on aina brändiviestintää eli yrityksen mielikuvan ja tunnettuuden rakentamista. 

Asiantuntijan tai yrityksen johdon pitämiä esityksiä laatiessa kannattaa muistaa seuraavat asiat:

  1. Miettikää aivan ensimmäiseksi, kenelle puhutaan. Parhaat diat syntyvät, kun tiedetään kenelle ne esitetään ja mikä vastaanottajaa kiinnostaa. Jos vain mahdollista, esitykset kannattaa aina räätälöidä tapauskohtaisesti. 
  2. Informaatiota pullollaan olevat diat esittäjän taustalla tekevät kuulijasta katsojan, eivätkä he silloin kuule , mitä puhuja sanoo. Tästä syystä esityksen taustalla olevien diojen tulisi olla esittäjän puheen tuki eikä pääasia.
  3. Tekstin määrä kannattaa pitää minimissä ja käyttää laadukkaita kuvia, kuvituksia, animointeja tai graafeja säästeliäästi. Liika on liikaa. Mikäli esitysmateriaali aiotaan jakaa myöhemmin kuulijoille, sitä varten kannattaa tehdä oma erillinen dokumentti. Se voi olla vaikkapa fiksusti laadittu ja taitettu 1–2-sivuinen proosateksti, lyhyt kiteytys esityksen pääkohdista ilman kryptisiä bullet point -listoja, esite tai jopa infograafi. Tämä vie toki enemmän aikaa kuin esityksen lähettäminen sellaisenaan, mutta palvelee asiasta kiinnostunutta kuulijaa parhaiten ja mahdollistaa napakat viestit ja brändäyksen. 
  4. Olipa työkaluna PowerPoint, Google Slides tai Keynotes-pohja, esitysten viimeistelyyn kannattaa käyttää visuaalisen ammattilaisen apua joko oman yrityksen sisältä tai ostaa palvelu ulkopuolelta. Ammattilaiset tekevät hyvää jälkeä nopeasti ja osaavat käyttää esityspohjien alati kasvavaa toimintojen määrää paremmin kuin keskiverto tai edes suvereeni arkikäyttäjä. 
  5. Joskus voisi harkita myös esityspohjista irtautumista. Mitäpä jos annettaisiin viestin ohjata ja jopa inspiroida esitystavan ja välineen valintaa eikä päinvastoin. Kiinnostava tarina tai asia ei välttämättä tarvitse taustalle bullet pointteja tai edes kuvia. Tästä lähestymistavasta hyvänä esimerkkinä toimii TED-talkit, joissa tarinankertojalle annetaan aina pääosa ja diat, jos niitä ylipäätään on, tukevat esiintyjän tarinaa hyvin harkitusti.

Pärjätäänkö vain yhdellä esityspohjalla tai ylipäätään yhdellä työkalulla?

Näemme usein, kuinka yhdellä ja samalla esityspohjalla yritetään taklata erilaisia käyttötarkoituksia raportoinnista inspiroiviin esityksiin. Vaikka PowerPoint, Google Slides ja monet muut esityspohjat ovat joustavia työkaluja, yksi esityspohja ei taivu kaikkeen. 

Eri käyttötarkoituksiin olisi hyvä suunnitella omat pohjansa. Pohjia käyttää mielellään, kun ne ovat tarkoitukseensa sopivia, yksinkertaisia ja selkeitä.

  • Esimerkiksi sisäiseen viestintään voisi olla oma pohja, joka ottaa huomioon erilaiset käyttötavat raportoinnista projektien suunnitteluun. Tämän tyyppinen käyttö vaatii yleensä diapohjat, joille sopii esityspohjaa enemmän niin tekstiä, graafeja, graafien selityksiä, aikatauluja kuin prosessikaavioitakin. 
  • Ulkoisiin esityksiin ja esityksiin ylipäätään kannattaa suunnitella pohja, joka huomioi erityisvaatimukset kuvien, liikkuvan kuvan ja kuvankäytön sekä brändäyksen suhteen.
  • Esityspohjista voi joissain tilanteissa luopua kokonaan. Esimerkiksi Steve Jobs ei halunnut nähdä diaesityksiä kokouksissa, vaikka kyseessä olisi ollut Applen oma tuote Keynotes. Hän perusteli kieltoa sillä, että väline ohjaa liikaa ajattelua, ei synnytä keskustelua ja estää ideoiden spontaanin synnyn. Myös Googlen, Amazonin ja Teslan johtajat ovat rajoittaneet diojen käyttöä ja suosivat tarinankerrontaa erityisesti johtoryhmien kokouksissa. Jo aiemmin maintsemissani TED-talkeissa esiintyjien esityspohjien käyttöä on selkeästi rajoitettu ja rajattu. 
  • Joskus uusi työkalu saattaa olla paikallaan. Esimerkiksi myynnin käyttöön on olemassa erilaisia esitysten suunnitteluun ja hallintaan tarkoitettuja työkaluja. Joskus ne ovat kiinteä osa CRM-järjestelmää kuten Paperflite, tai on oma erillinen ohjelmansa kuten Seidat. Nämä työkalut varmistavat myyntimateriaalien sisällöllisen yhdenmukaisuuden sekä brändin mukaisen visuaalisen ilmeen riippumatta siitä, kuka myyntityötä tekee. Esimerkiksi, jos hinnat päivitetään työkalussa olevaan esitykseen, uusi tieto on välittömästi kaikkien myyjien käytössä. Myynnin asiantuntijoiden ei tarvitse erikseen ladata uusia tiedostoja ja esityksiä. 

Oletpa sitten tilaamassa PowerPoint-, Google Slides -, Keynote- tai Seidat- tai mitä tahansa muuta esityspohjaa organisaatiosi käyttöön, selvitä ensin:

  • Miten ja mihin tarkoitukseen esityspohjia käytetään? Selvitäänkö yhdellä pohjalla?
  • Onko käytössä olevat työkalut edelleen tarkoituksenmukaisia? 
  • Kartoita myös tyypilliset “väärinkäytöt”, ongelmakohdat ja turhautumisen kohteet, jotta ne voidaan ottaa huomioon työkalun valinnassa ja uuden pohjan suunnittelussa. 
  • Lopuksi on hyvä suunnitella, miten uuden työkalun tai pohjan käyttöönotto tapahtuu johdonmukaisesti ja käyttäjiä palvellen. Tämä on tärkeää etenkin silloin, kun esityspohjan päivitys liittyy brändin uudistamiseen, käytössä olevan työkalun käyttötapoja halutaan parantaa tai ottaa käyttöön kokonaan uusi työkalu.