Elise Levanto

Verkkotyöpajat ovat koronanepidemian myötä tulleet jäädäkseen. Niihin suhtauduttiin alkuun välttämättömänä pahana ja kasvokkain tapahtuvien työpajojen korvikkeena. Moni yritys on löytänyt niistä kuitenkin ennalta arvaamattomia hyötyjä.

Ensimmäisenä tulevat mieleen välittömät hyödyt: 

  • Aikaa ja kustannuksia säästyy, koska ihmisten ei tarvitse käyttää aikaa ja rahaa paikasta toiseen siirtymiseen.
  •  Myös työpajojen paikkaan sidotut käytännönjärjestelyt jäävät pois. Ei tarvita huonevarauksia, työpajatilan järjestelyä tai tarjoiluja, tusseja, papereita ja post-it-lappuja. 
  • Lisäksi työpajan dokumentointi on nopeampaa, koska työpajan kaikki tuotokset ovat jo valmiina digitaalisessa muodossa.

Olemme huomanneet verkkotyöpajojen tuovan myös muita hyötyjä: 

  • Koska verkkotyöpajat ovat yleensä kasvotusten tapahtuvia työpajoja lyhyempiä,  yhteisen ajan löytäminen työpajoille on helpompaa ja sessioita voidaan järjestää tiheämmin. Niinpä joissakin tapauksissa projektit myös etenevät nopeammin. 
  • Koska jokaiselle tehtävälle asialle löytyy nykyään digitaalinen työkalu tai kaksi, prototyyppejä, skissejä ja ideoita voidaan tehdä, kommentoida ja arvioida yhdessä reaaliaikaisesti samassa työkalussa ilman sähköpostirumbaa ja liitetiedostoja.
  • Erilaiset näkökulmat saadaan esiin selkeämmin, koska hiljaisina tyyppeinä pidetyt kollegat jakavat ideoita ja saavat äänensä kuuluviin monesti paremmin kuin kasvokkain tapahtuvassa työpajassa. Verkkoympäristössä ihmiset eivät olekaan niin varautuneita kuin mitä ensin ajattelisi. Ehkä etäisyys ja kommentointi omasta turvallisesta tilasta voi madaltaa kynnystä tuoda esiin omia näkemyksiä ja ideoita.

Verkkotyöpajan järjestäjän muistilista

  • Järjestä useampia lyhyitä työpajoja kuin yksi pitkä. Kasvotusten toteutetut työpajat kestävät tyypillisesti muutamasta tunnista kokonaiseen työpäivään. Verkkoympäristössä järjestetty työpaja ei voi kestää puolta päivää, koska pitkät sessiot koneen äärellä uuvuttavat aivan eri tavalla kuin samassa fyysisessä tilassa järjestetyt työpajat. 
  • Selvitä etukäteen, ketkä työpajaan osallistujista tuntevat toisensa ja jaa työpajatiimit  pienempiin ryhmiin tämän tiedon ja työpajan tavoitteiden perusteella. Koska työkalut eivät anna mahdollisuutta vaivattomaan spontaaniin jutteluun, verkkotyöpajassa voi olla  tavallista haastavampaa tutustua, jutella ja tehdä töitä ihmisten kanssa, joita ei ole tavannut aiemmin.
  • Ohjeista osallistujia pitämään kamera päällä työpajan aikana. Hienovaraiset ei-verbaaliset viestit eivät välity verkon kautta yhtä hyvin kuin kasvotusten. Kun kamera on päällä, keskustelu on verkossakin vastavuoroista. Se myös lisää luottamusta ja kertoo muille, että olet läsnä, kiinnostunut ja sitoutunut yhteistyöhön. 
  • Laadi verkkotyöpajaan tavallista selkeämpi rakenne ja fasilitointisuunnitelma. Työpajakäytäntöjen avaamiseen kannattaa varata riittävästi aikaa työpajan alussa.
  • Toimivin ryhmäkoko on maksimissaan 10 henkilöä. Verkkotyöpajassa osallistujia ei voi olla kymmeniä, jos vuorovaikutus halutaan pitää aktiivisena ja antoisana. Varaudu siihen, että keskustelussa, ideoinnissa ja yhteistyössä spontaaneja irtiottoja tapahtuu tavanomaista vähemmän.
  • Pidä huolta, että työkalut ovat kaikille tuttuja. Osa käyttäjistä omaksuu verkkotyöskentelyn nopeammin ja osa hitaammin.  Organisaatiot ja organisaatioiden sisällä olevat tiimit ja työntekijät voivat olla eri vaiheissa uusien digityökalujen omaksumisessa ja käytössä. Työkalut kannattaa valita työpajan tarkoituksen ja käyttäjien osaamistason mukaan. Joskus on tarpeen järjestää erillinen tutustuminen työpajassa käytettävään työkaluun.

Työpajat ovat tehokkaita, joten niihin voi ihastua ikihyviksi. Tulee kiusaus käyttää niitä todella usein ja jopa silloin, kun asian eteenpäin viemiseen toimisi parhaiten ihan vain hyvin vedetty palaveri. 

Työpajaan osallistuminen vaatii hyviä kuuntelutaitoja, halua jakaa omaa osaamistaan ja ideoita sekä vahvaa halua päästä yhdessä rakennettuun ja jaettuun lopputulokseen. Tällainen  yhteistyö vaatii aikaa ja energiaa. Siksi sen jälkeen olisi varattava aikaa myös palautumiseen. Työpajamoodia, eli aktiivista osallistumista, ei voi pitää yllä tuottavasti palaverista toiseen. Työpajan jälkeen kannattaisi pitää ainakin 30 minuutin tehoton hetki ja olla vain omissa oloissa – käydä vaikka kävelyllä.

Valikoidusti käyttämällä verkkotyöpajat toimivat erinomaisesti – työskentely on antoisaa ja tuo tuloksia. Mikäli teillä on tarvetta sukeltaa syvälle jonkin asian, esimerkiksi brändi-strategian tai sisältösuunnittelun uumeniin, ottakaa yhteyttä niin mietitään yhdessä, mitä verkkotyöpajoilla voidaan saada aikaan.